當工作表的資料成一定的形式排列時（如之前的成績資料），每一欄記錄相同性質的資料，每一列代表不同的個體，其中第一列通常記錄每一欄的名稱（如學號、姓名等）。此種格式稱為清單資料，Excel提供對清單 資料排序與篩選及大綱檢視的功能。

1. 資料排序

排序的作用是將資料依某種特定的條件，由小到大或由大到小排列。例如成績資料中製作分數的排名，就必須以分數高低排序。這裡的"分數"稱為排序依據的鍵值，在清單資料中鍵值為欄位名稱。排序的鍵值可以是多個欄位，依序做為主要鍵、次要鍵、第三鍵，排序先依照主要鍵排列，如果有兩筆以上的資料其主要鍵一樣，則依照次要鍵排列依此類推。

下面介紹排序的使用，並建立期末成績排名。基本運作的程序為：

• 依期末成績遞減排列。
• 在排名欄位上填入1,2,3. . 的數列。
• 依學號遞增排列。

實際操作步驟如下：

• 選定清單內的任一儲存格，選取功能表「資料」的「排序」，Excel會自動選取所有的清單資料。按「主要鍵」的下拉選單，選取"期末成績"且設定「遞減」選項（如圖5-117）。
• 在排名欄位輸入數列1,2,3, . .，可透過填滿指令達成。
• 選定清單內的任一儲存格，選取功能表「資料」的「排序」，選取"學號"且設定「遞增」選項（如圖5-118）。



圖5-117：依期末成績遞減排序



圖5-118：依學號遞增排序

2. 資料篩選

當清單資料很大時，瀏覽資料就很費時，特別是想找出滿足某種條件的所有資料。用人工檢視的方法必須一筆筆的篩選，Excel提供資料自動篩選的功能，只要告知查詢的條件即可。查詢條件的設定方式是指定每個欄位的顯示條件。例如指定期末成績欄位只顯示小於60的資料。下面介紹查詢期末成績大於60且小於80的方法。

• 選定清單內的任一儲存格，選取功能表「資料」的「篩選」中的「自動篩選」（畫面如圖5-119 所示）。每個欄位名稱的右邊多一個按鈕，可用來設定顯示此欄資料的條件。
• 按下"期末成績"的按鈕，選取「(自訂)」，出現如圖5-116的畫面。條件設定視窗分上下兩列，表示可設定兩個條件。左邊的方塊用來設定比較的運算子，如等於=、小於<、小於等於<=與不等於<>，右邊的方塊設定比較的運算元，若要兩個條件同時成立請選「且」選項。本範例設定">80 且 <90"的條件。



圖5-119：完成自動篩選的畫面



圖5-120：輸入篩選條件

最後篩選結果如圖5-121所示。若要取消欄位條件請選取功能表「資料」的「篩選」中的「全部顯示」。若要移除篩選的模式請再選取功能表「資料」的「篩選」中的「自動篩選」。



圖5-121：資料篩選結果

3. 大綱檢視

一份工作表可能包含許多欄與列的資料，其中部份的資料只做為計算用的資料來源而已。有時候希望給學生看到的是計算後的結果，而隱藏明細的部份。在Excel中可利用大綱模式建立工作表的摘要。摘要建立的方式通常是將公式所在的欄或列與公式中參考到的儲存格，所在的欄或列組成一群組。譬如在成績單的應用中，如果將各次考試的分數欄位與期末成績欄位組成群組，在大綱檢視下各次考試的資料會隱藏，只顯示期末成績欄。

下面介紹在成績單工作表上建立大綱的作法。

選取功能表「資料」的「群組及大綱」中的「自動建立大綱」。Excel會依照有公式的部份與參考到的儲存格位置自動建立群組。結果如圖5-122所示，「欄名」上方及「列號」左方顯示群組的情形，在同一方括弧下的欄或列為相同的群組。



圖5-122：自動建立大綱

按方括弧上的減號按鈕，群組只保留按鈕下的欄或列資料。譬如按下期末成績上方的減號按鈕，結果如圖5-123 所示。若要還原請按加號按鈕，或操作工作表左上角的數字按鈕也有相同的效果。若要清除大綱檢視，請選取功能表「資料」的「群組及大綱」中的「清除大綱」。　



圖5-123：大綱模式檢視

為了美化工作表的外觀，Excel提供部份Word排版的功能。這種編排動作稱為「格式化」的程序。Excel可格式化的部份分成三大類：儲存格的格式､欄與列的格式及版面設定。圖5-124 概略地解釋可格式化的項目。

1. 儲存格的格式

設定儲存格格式的步驟為選取欲格式化的儲存格範圍，選取功能表「格式」的「儲存格」，設定如圖 5-125 對話方塊中的相關選項，或者直接應用「格式工具列」。下面分別說明各標籤內的設定方式。　



圖5-125：「儲存格格式」對話方塊包含六個設定的索引標籤

要如何應用「儲存格格式」對話方塊？

按下「數字」索引標籤（如圖5-125），選取類別底下的選項(所有類別及其功能說明列於表5-1)，然後選取類型或設定相關格式（如小數位數、貨幣符號）。「範例」方塊會顯示設定後的結果。

下面是「格式工具列」快速設定。

• 設成會計專用格式，內定樣式為小數兩位､加千分位及貨幣符號($)。
• 設成百分比格式，內定樣式為小數零位。
• 設成會計專用格式，內定樣式為小數兩位､加千分位，但無貨幣符號。
• 增加小數位數一位。
• 減少小數位數一位，超過的位數將被四捨五入。
　

數字類別	功能	範例
G/通用	沒有特定的數字格式。	1200.5
數值	可設定千分位分隔符號、調整小數位數和設定負數的顯示形式。	1,200.50
貨幣	可加貨幣符號、調整小數位數和設定負數的顯示形式。	$245.65
會計專用	會將同欄的貨幣符號和小數點對齊，可加貨幣符號及調整小數位數。	US$1200.50
日期	可調整日期顯示的格式。	90年5月16日
時間	可調整時間顯示的格式。	6:30 PM
百分比	以百分比的形式表示，可調整小數位數。	40%
分數	以分數的形式表示，可指定分數位數與數值。	41/50
科學記號	以指數的形式表示，可調整小數位數。	1.20E+04
文字	將儲存格的內容視為文字。	34.12､200
特殊	可顯示郵遞區號、電話號碼，或中文數字等格式。	03-8227106 陸萬伍仟
自訂	可自行定義數字顯示格式。	TEL-2233

表5-1：列舉各種數字格式的類別及其功能與範例

下面將介紹數值的進位方式。

數值進位方式	使用函數與語法	範例
所指定的位數，將數字四捨五入	ROUND(number,num_digits)	ROUND(2.15, 1) 等於2.2 ROUND(2.149, 1) 等於2.1 ROUND(-1.475, 2) 等於 -1.48 ROUND(21.5, -1) 等於 20
將數值做無條件捨去	ROUNDDOWN(number,num_digits) Number 是要無條件捨去的任何實數。 Num_digits 是捨去時所採用的位數。	ROUNDDOWN(3.2, 0) 等於 3 ROUNDDOWN(76.9,0) 等於 76 ROUNDDOWN(3.14159, 3) 等於 3.141 ROUNDDOWN(-3.14159, 1) 等於 -3.1 ROUNDDOWN(31415.92654, -2) 等於 31,400
將數值做無條件進位	ROUNDUP(number,num_digits) Number 是要無條件進位的任何實數 Num_digits 是做無條件進位時所採用的位數	ROUNDUP(3.2,0) 等於 4 ROUNDUP(76.9,0) 等於 77 ROUNDUP(3.14159, 3) 等於 3.142 ROUNDUP(-3.14159, 1) 等於 -3.2 ROUNDUP(31415.92654, -2) 等於 31,500
將數字中的小數部份捨去而成為整數	TRUNC(number,num_digits) Number 為您所要處理的數字 Num_digits 是對數值執行捨去計算時所採用的精確位數，其預設值為 0。	TRUNC(8.9) 等於 8 TRUNC(-8.9) 等於 -8 TRUNC(PI()) 等於 3
傳回指定小數位數無條件捨去之整數值	INT(number) Number 想要無條件捨去成為一整數的實數	INT(8.9) 等於 8 INT(-8.9) 等於 -9 以下的公式將傳回儲存格 A1 的正實數的小數部分：A1-INT(A1)
附註1--ROUNDDOWN和 ROUND類似，除了它一定無條件將數字捨去 如果 num_digits 大於 0 (零)，則無條件捨去到小數點後面指定的位數 如果 num_digits 是 0 或被省略了，則數字會被無條件捨去成最接近的整數 如果 num_digits 小於 0，則無條件捨去到小數點左邊指定的位數。
附註2-- ROUNDUP與 ROUND類似，除了它一定無條件將數字進位 如果 num_digits 大於 0 (零)，則無條件進位到小數點後面指定的位數 如果 num_digits 是 0 或被省略了，則數字會被進位成最接近的整數 如果 num_digits 小於 0，則無條件進位到小數點左邊指定的位數
附註3-- TRUNC函數與 INT函數是非常相似的，兩者都可以將實數轉換成整數。TRUNC函數將指定的位數部份全部移除，而 INT函數則求出最接近但較小的整數。此二函數 INT及 TRUNC唯一的差別是在處理負數時，例如： TRUNC(-4.3) 傳回 -4，而 INT(-4.3) 則傳回 -5，因為 -5 是較小的整數。

表5-2：數值進位方式

下面是「儲存格格式」對話方塊的主要功能。

按下「對齊」索引標籤（如圖5-126），其中「水平對齊」可調整儲存格資料在水平方向的對齊方式。若要讓文字靠左對齊、數字靠右對齊以及邏輯和錯誤值置中對齊，請按一下「一般」。「填滿」對齊會將儲存格資料重複顯示於同列右邊所有選取的空白儲存格。「跨欄置中」則將儲存格資料顯示於同列右邊所有選取的空白儲存格的中央。當文字超過欄寬時，可選取「左右對齊」或「分散對齊」，顯示成多行文字並對齊儲存格的左右邊界，兩者的差異在於文字不滿一行時，「左右對齊」採靠左的方式，而「分散對齊」會將文字平均分散在儲存格中。如果想在輸入資料時，將超過欄寬的文字自動換至下一行，請選取「自動換行」的選項。以上範例請參考圖5-127。以上的設定並不影響原資料在儲存格中的值。　



圖5-126：儲存格格式中對齊格式的設定

如果拉大列高，可設定「垂直對齊」以調整儲存格資料在垂直方向的對齊方式，預設為「靠下」對齊。遇到多行文字時，可選取「上下對齊」或「分散對齊」，將文字對齊於儲存格的上下邊界，兩者的差異在於文字不滿一行時，「上下對齊」採靠上的方式，而「分散對齊」採置中的方式。「方向」選項可調整資料在儲存格中顯示的方向。

　　

圖5-127：設定對齊的範例

「格式工具列」快速設定中有對齊設定。

• 設成靠左對齊。
• 設成水平置中對齊。
• 設成靠右對齊。
• 設成跨欄置中對齊。

應用「儲存格格式」對話方塊可改變字型與顏色，按下「字型」索引標籤（如圖5-128），可改變資料顯示的字型（如新細明體､標楷體）､樣式（如粗體､斜體）､大小（如10､12）與顏色（如紅､藍）。另外可於資料底部加底線，或設成上下標的型式。如果想還原成預設的字型設定，請選取「一般字型」的方塊。



圖5-128：儲存格格式中字型格式的設定

「格式工具列」快速設定也有字型、樣式、大小與顏色設定。

• 按右邊按鈕，選取資料顯示的字型。
• 按右邊按鈕，選取資料顯示的大小。
• 設定字型樣式為粗體。
• 設定字型樣式為斜體。
• 文字加底線。
• 按右邊按鈕，選取資料顯示的顏色。

加入框線的加入可應用「儲存格格式」對話方塊按下「外框」索引標籤(如圖5-129)，可在儲存格的外圍加上框線。先於「樣式」中選定框線的樣式（如實線或虛線），「色彩」中選定框線的顏色，再於「外框」､「左」､「右」､「上」或「下」中，選定以上的設定應用於全部或指定方位的框線而已。



圖5-129：儲存格格式中外框格式的設定

「格式工具列」快速設定也有加入框線指令。

按右邊按鈕，選取儲存格外框的樣式。

若要加入網底可用「儲存格格式」對話方塊

按下對話方塊中的「圖樣」索引標籤(如圖5-130)，可替儲存格加上網底，於「色彩」可設定填滿儲存格的顏色。「圖樣」可設定填滿的樣式與樣式的顏色。

「格式工具列」快速設定有儲存格顏色設定。

按右邊按鈕，選取填滿儲存格的顏色。　



圖5-130：儲存格格式中圖樣格式的設定

2. 欄與列的格式

在預設條件下，每個儲存格有相同的欄寬與列高。如果輸入的資料超過大小的限制，將無法正常顯示。例如文字太長時，雖然超過的部份會顯示於右邊空白儲存格上，但沒有時就只能顯示部份資料而已。如果是數字太大，Excel會以科學符號表示或顯示成"#######"，表示需加大欄寬。調整的方式可用滑鼠或指令進行，特別留意調整時只能對整欄或整列進行。滑鼠方式以欄寬為例，調整時將滑鼠移至儲存格所在之欄名的右邊界（游標如圖5-131的形狀），按下左鍵往左右拖曳，即可增加或減少欄寬。於「名稱方塊」會顯示寬度大小，而畫面會出現虛線，顯示調整後的結果。如果想快速調整成最適當的寬度，只要在右邊界上雙擊滑鼠左鍵即可，Excel會依此欄中所需最大的儲存格寬度為標準。調整列高時用相同的方法，將游標移至列號的下邊界。如果調的太小會將該欄或該列隱藏起來。若要同時調整多欄或多列，先用滑鼠選取這些區域，再調整其中一欄或一列，其他選取區域會自動調整為相同的大小。

　　

圖5-131：用滑鼠調整欄寬與列高的方式

以欄寬為例，先選定欲調整的區域，再選取功能表「格式」的「欄」，視窗中「欄寬」可讓您自 行調整選定儲存格的寬度。請鍵入 0 到 255 之間的數值，這個數字代表在儲存格中可以顯示標準字型的字元個數。「最適欄寬」會將整 欄調整為最適合的寬度，而「標準欄寬」會還原寬度為預設值。調整列高時，選取功能表「格式」的「列」， 其他步驟與設定欄寬相同。

如果覺得工作表白色的背景很單調，可選取功能表「格式」的「工作表」中的「背景」,載入背景 圖檔（如BMP､PCX或JPG檔等）。想要移除背景時可透過相同的程序，按下「無」的選項。

3. 版面設定

請依圖5-132 自行練習儲存格的格式設定。請選取功能表「檔案」的「設定列印格式」，出現如圖5-133 的畫面，其中可設定一些諸如頁面方向､邊界大小，是否加頁碼或印出格線等。設定完成後，可利用「檔案」的「預覽列印」查看列印效果，正確無誤才開始列印，以免浪費紙張。



圖5-132：經格式化的學生成績單

設定頁面可選取「頁面」索引標籤（如圖5-133），其中「列印方向」可調整直印或橫印，端視工作表的寬度是否超過紙張大小。如果工作表太大或太小，可利用縮放功能調整，選取「縮放比例」指定比例大小，或選取「調整成」縮放成指定的頁數。「紙張大小」可選取如A4或Letter大小的紙張。「列印品質」可設定列印的解析度，但與印表機的機型有關。如果有列印頁碼（預設值），「起始頁碼」可設定第一頁的頁碼數，其中"自動"表示從"1 "開始編號，亦可指定起始頁碼。「選項」可調整印表機的設定，可參考Windows系統操作的相關章節。「預覽列印」可檢視目前設定下的文件外觀，「列印」則進行紙張的印出。

設定邊界時選取「邊界」索引標籤（如圖5-134），若要指定工作表與紙張邊界的距離，請在「上」、「下」、 「左」和「右」方塊中輸入距離。若要指定頁首文字與頁頂端，或頁尾文字與頁底端之間的距離， 請在「頁首」或「頁尾」方塊中輸入數字。如果想將工作表置於紙張中央，請選取「垂直置中」或 「水平置中」核取方塊。「預覽列印」方塊會顯示文件應用選定選項後的外觀。　



圖5-133：列印格式中頁面格式的設定



圖5-134：列印格式中邊界格式的設定

設定頁首/頁尾選取「頁首/頁尾」索引標籤（如圖5-135）。「頁首」上面方塊顯示預設的頁首樣式，「頁尾」下面方塊顯示預設的頁尾樣式。若要改變樣式，請按一下「頁首」或「頁尾」方塊中的內建樣式。也可按下「自訂頁首」或「自訂頁尾」，自訂樣式。自訂畫面如圖5-136 所示，可分別設定左､中､右三部份的樣式，上方的7個按鈕可用來輸入特殊的代碼，以"[代碼名稱]"的方式表示。每個按鈕說明如下：

• 設定字型的樣式與大小，設定前先選定文字。
• 插入頁碼，當您新增或刪除工作表時，Excel會自動更新。
• 插入總頁碼，當您新增或刪除工作表時，Excel會自動調整總頁數。
• 插入目前的日期。
• 插入目前的時間。
• 插入使用中活頁簿的檔名。
• 插入使用中工作表的名稱。



圖5-135：列印格式中頁首/頁尾格式的設定



圖5-136：自訂頁首格式



圖5-137：列印格式中工作表格式的設定

設定工作表 選取「工作表」索引標籤（如圖5-137），其中「列印範圍」可指定列印的儲存格範圍，以滑鼠拖曳您想列印的區域即可。若要在工作表的每一頁列印相同的欄或列標題，請設定「列印標題」中的「標題列」與「標題欄」，同樣可用滑鼠選取工作表上想做為標題的欄或列。「列印」方塊的選項可設定是否印出格線、列號與欄名等。當工作表的頁面超過紙張大小時，會被切成多頁印出，其中分頁的邊界會以虛線顯示(如圖5-138)。選取「列印方式」方塊的選項，可設定送頁時由左至右或由上而下進行。

　

圖5-138：分頁邊界線

一本活頁簿可包括多份工作表，例如在成績單的應用中可以將其他科目的考試，記錄於另一個工作表中。本節將介紹多份工作表的管理，包括工作表的命名、刪除與新增等。另外將說明資料的保護與保密的方式，使重要的資料不輕易讓他人更動或看見。包含管理工作表、保護與隱藏工作表內容。

1. 管理工作表

工作表重新命名 工作表的名稱可透過功能表「格式」的「工作表」中的「重新命名」的方式更改。例如將Sheet1工作表更名為"數學"，「工作表標籤」上的變化如圖5-139所示。

　

圖5-139：工作表重新命名的範例

想要切換工作表時，直接點選「工作表標籤」上的名稱即可，或是移動游標至「標籤捲軸」上，按下右鍵利用選單選取。

刪除工作表的程序為，切換至欲刪除的工作表，選取功能表「編輯」「刪除工作表」。如果想一次刪除多個，請按Shift鍵，然後點選其他的工作表標籤，特別留意刪除後無法復原。如果想插入新的工作表，請選取功能表「插入」「工作表」，新的工作表會出現在目前使用的工作表前面。

工作表標籤上的名稱順序，可透過移動的程序重新排列。方法為按下欲移動的工作表標籤，拖曳滑鼠至新的位置（參考圖5-140 的範例）。若要複製工作表則在拖曳標籤時按住Ctrl鍵。

　

圖5-140：將Sheet1工作表移至Sheet2之後

2. 保護與隱藏工作表內容

若要防止儲存格的內容被變更、移動或刪除，可利用鎖定的功能。在預設條件下所有儲存格均已設為鎖定狀態，工作表也必須設成保護模式。如果想取消部份儲存格的鎖定設定，操作方法為選定欲取消鎖定的儲存格範圍，選取功能表「格式」「儲存格」，按下「保護」索引標籤，取消「鎖定」核取方塊的設定。

切換到想保護的工作表，選取功能表「工具」「保護」「保護工作表」，出現如圖5-141的對話方塊。選取「內容」核取方塊，可防止對儲存格的修改，選取「物件」核取方塊，則可防止對圖形物件的修改，「分析藍本」則防止分析藍本定義的變更。特別留意這些保護只對鎖定過的資料有效。輸入密碼可確保其他使用者移除保護，輸入後請在「確認密碼」對話方塊中重新鍵入該密碼。若要移除保護，請選擇功能表「工具」「保護」「取消保護工作表」。　　



圖5-141：保護工作表的設定

選取功能表「工具」「保護」「保護活頁簿」，出現如圖5-142的對話方塊。選取「結構」核取方塊，則無法刪除、插入、移動、隱藏或更名工作表。選取「視窗」核取方塊，則活頁簿的視窗不能移動、更改大小、隱藏或關閉。輸入密碼可確保他人移除保護。若要移除保護時，請選擇功能表「工具」「保護」「取消保護活頁簿」。

　

圖5-142：保護活頁簿的設定

若要隱藏儲存格時選取想要隱藏的儲存格範圍，選取功能表「格式」的「儲存格」，按下「數字」索引標籤，於「類別」方塊中按一下「自訂」，在「類型」方塊中鍵入三個分號(；；；)。還原時恢復原有的格式設定即可。這種隱藏的程序仍會使資料顯示於資料編輯列中，避免的方式是再設定儲存格格式，於「保護」索引標籤下，開啟「隱藏」核定方塊，接著將整份工作表設為保護模式。

若要隱藏欄與列時選取想要隱藏的欄或列，選取功能表「格式」的「列」或「欄」中的「隱藏」。恢復顯示時，請選取隱藏列的上下兩列（或隱藏欄的左右兩欄，選取功能表「格式」的「列」或「欄」中的「取消隱藏」。

若要隱藏工作表時選取功能表「格式」的「工作表」中的「隱藏」。恢復顯示時選取功能表「格式」的「工作表」中的「取消隱藏」，在「取消隱藏工作表」方塊中，按一下想恢復顯示的工作表名稱。

若要隱藏活頁簿選取功能表「視窗」的「隱藏視窗」。恢復顯示時，請選取功能表「視窗」的「取消隱藏視窗」，在方塊中按一下想恢復顯示的活頁簿名稱。

純粹利用文字顯示數據資料可能不夠具體，Access提供圖表型態，可以建立諸如折線圖、直條圖與圓形圖等。下面將設定圖表格式建立圖表儲存格的資料繪製成圖表，並進行編輯與格式化的設定。

數學中X-Y平面上的一點必須給定兩個座標值，但Excel的圖表較特殊，只要給定Y軸的數值即可，因為X軸不具有數值大小的意義，只用來區分座標點而已。預設狀態下X軸的刻度會標示成1,2, 3 . . ，例如給定數值（2, 5, 12, 8），在Excel中則轉成座標點(1,2) (2,5) (3,12) (4,8)。其中給定的數值稱為資料數列，資料數列主要由儲存格的資料組合而成。為了容易繪製圖表，通常會將同一組的資料數列置於相同欄或列中。可將多組資料數列同時繪於一張圖表中，其資料數列在工作表中有兩種安排的方式（如圖5-143所示）。例如有兩組資料數列，分別由4個資料點所構成：

數列1：資料點1-1、資料點1-2、資料點1-3、資料點1-4

數列2：資料點2-1、資料點2-2、資料點2-3、資料點2-4　

在第一種方式中，第一列記錄資料數列的名稱（即"數列1" 與"數列2"），資料點則置於對應數列名稱的下方。第一欄的資料（即"類別1"，"類別2"..），主要做為標示X軸刻度的名稱。第二種方式是將資料置於同一列。以上資料若繪成折線圖，則如圖5-140所示。實際應用時，資料數列間可以不相鄰，且數列與刻度名稱可有可無。　

Access提供多種圖表類型，以配合不同的使用需求。底下用折線圖說明一張圖表可以的些物件。圖5-145 繪出常用的物件名稱，其中標題（包括圖表、X軸與Y軸）要靠人為輸入。刻度標籤與圖例由資料數列安排格式中，對應的類別與數列名稱決定。圖例的功能在於區分出各組的資料數列，資料標記用來標示資料點所在，資料標籤則用來顯示資料點的數值或說明。

一般繪製圖表的步驟可歸納為：選取資料數列，繪製成圖表的形式，調整圖表的樣式。第一個步驟主要運用選取儲存格範圍的技巧，第二個步驟由圖表精靈自動完成，第三個步驟為圖表的格式化設定。圖表可繪於工作表中（稱為內嵌圖表）或繪於獨立的表單中，其繪製過程均相同。

假設想繪製個人成績與班級整體平均分數的比較圖，底下說明透過內嵌圖表建立的過程，其步驟如下：

• 選取儲存格範圍。本範例選取B2~F2與B10~F10（如圖5-146的虛線方框），即資料數列橫放的方式。
• 按下「一般工具列」的按鈕，呼叫圖表精靈。
• 在工作表中任意位置，用滑鼠拖曳出一矩形區域（如圖5-146的實線方框）。

• 出現精靈的畫面（如圖5-147），中間「範圍」方塊顯示第一個步驟選取的儲存格範圍。按「下一步」。
• 出現各種圖表的類型供您選取（如圖5-148），這裡選折線圖。按「下一步」。
• 同一類的圖表有不同的樣式（如圖5-149），這裡選第一種格式。按「下一步」。
• 確定資料數列的安排方式（如圖5-150），這裡選「列」。X軸座標軸標籤的選項用來決定刻度名稱的資料來源，這裡選第一列。圖例文字的資料來源即數列名稱的所在，這裡選第一欄。檢查左邊「圖表範例」的圖是否正確，按「下一步」。
• 選擇是否加入圖例（如圖5-151），這裡選「是」，接著輸入圖表標題及座標軸標題。按「完成」。

在上面的操作中，可隨時按「上一步」修正前一個步驟的設定。如果中途按「完成」，Excel 會以預設值自動完成其餘步驟。圖表建立完成後可能不盡理想，甚至無法閱讀，必須再透過格式設定的程序調整。欲建立獨立的圖表，請先選取儲存格範圍，然後選取「插入」「圖表」「以新圖表開啟」，之後操作圖表精靈。

前面提過圖表所包含的物件，當一張圖表初步完成（特別是內嵌圖表），內部各物件的大小、位置 或形式，可能不如預期。這時需要圖表格式的修改。首先必須學習選取各個物件，圖5-152 顯示分數比較圖中物件 選取的情形，其中選取物件有黑色方點包圍。操作方法是用滑鼠點選圖表，在雙擊左鍵即可進入圖表內部，之後 便可逐一選取其他物件。　

選取物件後，便可將它拖曳至新的位置。如果拖曳物件外圍的黑色方點（游標變雙箭頭），則可以改變物件大小，但並非所有物件均可。選取物件後，選擇「格式」功能表的第一個選項，即可呼叫出格式設定的視窗，或是雙擊選取的物件亦可。設定選項中部份與儲存格的格式設定相同，可自行參考。例如標題部份可直接利用「格式工具列」，改變字型樣式與大小。請嘗試將製作過的分數比較圖調成圖5-153 的樣式。平均分數的折線圖改成直條圖，方法是於圖中選取平均分數的資料數列，然後選擇功能表「格式」的「圖表類型」，選直條圖的圖示。　

改變圖表資料 如果更動圖表使用的儲存格資料，Excel 會自動更新圖表。若要在 圖表中新增一組資料數列（如新增柯同學於分數比較圖中），請先選取資料數列所在的儲存格（即B4~F4）， 然後按下複製鈕。點選圖表後，按貼上鈕。如果刪除某些資料，圖表亦會自動更新。

啟動Excel，選取功能表「工具」「增益集」，在增益集對話方塊中，開啟「Internet Assistant 精靈」的核定方塊。按下「確定」。使用 Excel 只能轉換儲存格資料（包括格式設定），圖表並不支援。 圖表的轉換可透過剪貼成圖形檔的方式，連接於網頁文件。底下以成績資料的轉換，說明 Excel 轉換成 HTML 的使用步驟。

• 選取欲轉換資料的儲存格範圍。本例選取儲存格A1~H10。
• 選取功能表「工具」「Internet Assistant 精靈」。
• 顯示第一步驟中選取的儲存格範圍，按「下一步」。
• 回答資料轉換的方式，第一個選項將轉換的資料建成獨立的HTML文件，第二個選項將轉換後的資料插入現有的HTML文件中。本例選第一個選項，按「下一步」。
• 輸入頁首/頁尾文字（如圖5-150所示）。標題處內定為活頁簿名稱，頁首內定為工作表名稱。修改資料後左上角的方塊會即時顯示預覽結果。按「下一步」。
• 回答是否將儲存格的格式合併轉換。本例選第一個選項，按「下一步」。
• 輸入轉換後文件的檔名（副檔名為.htm）。例如採用預設值，然後按「結束」。