國小圖書館自動化
第一節 背 景
位在台北市北投區的清江國小，小學部三十六班，幼稚園四班，學生一千餘人，雖然學區背景並不優厚，學生以農工子弟居多，稍早他們還沒有穿鞋的習慣，時常可看到他們把鞋子掛在脖子上，光著腳丫仔來上學，看書的習慣，家中是否有充足的讀物？那是可想而知的了。但是，七、八年來，校長及全體老師的心血沒有白費，每當下課鈴聲響起，一群群的小朋友不約而同的往圖書館奔去，這幅美麗的畫面是多麼令人心醉！
幾年前，筆者經常說：『「圖書館的顧客」如能比「合作社」多，我們就滿意了』。今天『「圖書館」和「合作社」搶生意』已經成為各校「圖書館經營的銘言」了，尤其在清江，每節下課時，門庭若市的圖書館，借書、還書、看書、查資料、問問題的小朋友，熙來攘往，絕非合作社所能比擬的!
第二節 『程式設計』與『圖書館專業』
清江國小圖書館的經營有其得天獨厚的條件，天時地利與人和，樣樣俱備，就天時來說，台北市教育局自民國七十年起開始注意國小圖書館教育(註 1)，正好筆者服務於該校且正在師大圖書館教育組進修；地利方面，則位於經費較寬裕的台北市；人和方面，除筆者所學為圖書館專業外，校長重視圖書館教育而調派幹事一人專職於圖書館且派她先行接受圖書館專業研習，同時該校尚有一位精於電腦程式設計又熱心的王老師，犧牲無以算計的課餘時間，精心鑽研，家長會又及時給予經費上與精神上的支援，因而推展起來較為順利。
圖書館業務中，許多重複而繁雜的工作，在國小人員配置奇缺的情況下，只好求之於擅長重複運算且動作迅速的電腦了。
清江有『電腦天才』之譽的王繁森老師和筆者－－集圖書館學與電腦程式設計於一堂，共同奮鬥，歷六十餘次的試驗，而奠定初稿，『清江圖書作業系統』正式誕生。清江國小圖書館首先採用外，桃源國小、北一女中( 該校目前已改用迷你型電腦而改用另一系統 )、高雄師大附中、花蓮高中、花蓮女高、花師實小．．．．等一百餘所(註2)中小學圖書館相繼採用，台北市國民教育輔導團國小圖書館輔導小組認為這一『操作簡單、效用廣闊』而且費用低廉的設計頗值得推廣，所以，特地舉辦全市國小圖書館負責人之研習，把這一資訊傳遞至各校，雖然在市面上看不到任何廣告與宣傳，只因使用者的奔相走告(台語說：甲厚遭朽跛 )，『清江圖書作業系統』名聞遐爾，備有電腦的各校，大部份已經採用了。
第三節 清江圖書作業系統簡介
這系統自七十五年秋開始策劃，由筆者提出圖書館作業的各種需求，王老師程式設計，歷數十次的試驗，始定稿推出各校使用，由於服務性質較重於商業性，因此，在使用者的推介下( 因未正式廣告宣傳 )，已有百餘的使用者，這種肯定的力量是我們不斷增強功能的原動力，為了服務我們的使用者(也是顧客)，使我們欲罷不能，只有勇往直前了。我們簡單的把它介紹給大家，也請各先進給予斧正，以期更符使用者的理想。
(一) 技術服務方面
1. 編目作業
這是圖書館建立所有資料檔案的書目資料庫，影響爾後全部作業的關鍵，因此，設計必須思慮週全而完整(註3 )。我們依需要設計了許多表格式的畫面，老師或小朋友只要按格子依畫面視窗所提示的方法依序逐項鍵入各項資料就可以了(註 4)。至於各種標點符號則由系統自行設定。
若某出版者出版一系列書籍，而本館也購置不少，則該批書籍資料大部份相同，為加速工作之進行，本系統尚特備複製檔可資複製，複製後僅修改部份款目即可，方便又省時。
如果您對文書處理的幾種程式如：PE2、PE3、DW3 等熟悉的話，您也可以將您已鍵妥的資料檔LIO 以文書處理的方式處理，這可能是僅有的一套系統允許用這樣建檔或修改檔案的了。當您編目完成時，如果想看看所編出的卡片是否正確？可先看卡片樣張，如果一批資料都編目完成了，要印出卡片供排卡之需，我們需經由查詢程序，找到您所需的那筆資料，印出卡片樣張於螢幕上供檢視，如有遺漏或錯誤時，亦可利用增刪或更正程式修正。
2. 查詢．印卡
查詢館藏資料是圖書館的重要工作項目，如採選時查複本，出納或參考時查館藏是否已典藏這種資料，都需經查詢而得答案，所以，本系統特別著重這項功能之設計( 在OPEA已發展更快速的查檢功能，在數以萬計的資料中查某一特定資料，只需三、五秒即可 )，因此，它可從登錄號、題( 書)名、著者、出版者、特藏號、分類號(目前將增ISBN、標題與集叢) 等各種角度來查檢所需資料均可，例如知某書之書名想查本館已否典藏？只要鍵入書名的第一個字，所有藏書書名第一字相同的都迅速出現於銀幕任由選擇，若輸入前二或三個字，或全名，則銀幕就出現前二或三個字、或全名相同的資料，(註 5)提供參考；若知著者時，輸入著者的姓或全名亦同書名一樣的在螢幕上出現同姓或同姓名的著者及其作品( 註 6 )供參考利用；想查特殊資料，可由特藏號得知，如想知本館有那些錄影帶、唱片、地圖、模型、標本或參考書等，若分類時在特藏號有所著錄，只要輸入特藏號即得；不知書名只知類別則鍵入分類號之首位數字或前二位或全部號碼(註 7 )，都可查得，若書名、著者、分類號．．．甚麼都不知道時也可以查到，您只要由分類查，當畫面請您輸入『分類號』時，您因不知分類號只好按『Enter 』鍵，螢幕即將全部館藏資料列印於螢幕(註8)，任由選擇，對概念並不十分清楚的小朋友來說，這是特殊的設計。
印製卡片，過去一張草卡完成後，須經繕寫、複印、加添著者姓名，才可完成製卡工作，這套程式可省許多時間與精力，只要分編完成，立即可印出單元片和著者片，而且想印幾張就印幾張，毫無困難，字體又清晰美觀( 註 9 )，不因書寫者字體潦草而發生辨識上的困難，同時也節省一筆可觀的『印卡機』購置費，方便之至。為了排卡的方便，本程式特別提供依書名排序與依著者排序之功能，如果您要書名片時，您先下『依書名排序』的指令再行印卡，即可獲依書名筆畫順序之書名片印出，省得您數筆畫數得頭昏腦脹，著者片亦同。
3. 印製書標、書後袋、書後卡與條碼
以往分編完成最後的包裝──繕寫與黏貼書標、書後袋、書後卡工作倍感繁雜，現在，只要在列表機上裝上所需列表紙，依指令操作即可將印妥之書標、與書後袋、書後卡條簽撕下( 註10 )，貼於書後袋與書後卡，節省無數的時間與精力。如實施自動化時，書後袋與書後卡的印製可免除，改以印製條碼(Barcode )，即以登錄號為條碼的編號( 註11 )，供流通* 用。這系統亦有印製條碼的功能，可以隨時印製或補充損壞的條碼，不會受廠商推拖之氣。
4. 列印書目與登錄簿
今日圖書館的經營應該走上企業化管理而不是往昔姜太公釣魚的架式，因此，如何『推薦自己』，『自我推銷』是一門相當重要的課題，所以，怎樣把我們的館藏介紹給老師和小朋友，以引導他們自動上門，『新書介紹』、『精華展示』．．．就是這些活動之一，若能定期把新到圖書告訴老師和小朋友，而且以醒目的方式列印，更具吸力，本系統可以依分類或依日期印出( 註12 )，以提供最迅速的服務。
過去為了圖書館財產管理而耗用教師寶貴的時間與精力，一一騰寫圖書資料的各項款目於登錄簿，如今，只要在電腦的鍵盤上依您的需要而鍵入適當的指令( 註13 )，整齊美觀的登錄簿就呈現在您的眼前( 註14 )，再也不要為騰寫而傷神了。
5. 合作編目與合作採訪
編目是件耗神費時的事，而且一本書在不同的圖書館重複的在編，浪費寶貴的光陰，同時，各國小圖書館普遍缺乏分編人員，形成國小圖書館發展之瓶頸，所以，由具分編能力之館擔負主要分編工作，以為書目中心( 最好由師院圖書館的兒童圖書室擔任，因師院有專業人員，且其資料與國小接近，目前花師正在建檔中，將可為各國小服務 )，各國小透過網路連線即可( Download )取得書目資料( 註15)，再以擷取檔案(Getlio)的指令將書目資料接編於自己的書目資料庫中，這樣，非但解決了因分編人員不足所產生的困境，而且書籍提早上架與讀者見面，同時因不需重複分編可省下許多時間用以從事讀者服務工作之進行，如今這個書目中心業已在清江國小圖書館與花師圖書館誕生(註16 )，業已展開服務中。只要您具備這套連線作業系統，一只數據機(Modem) ，一具電話，就可與清江國小圖書館或花師圖書館及其他各館連線作業了。同時，他館已購圖書資料媒體中，不乏可供參考之處，亦可與鄰近相同類型的各館，以分工合作方式分類採訪，共同運用，一則增進館際間合作，二則節省為數可觀的經費，非但可以發展館藏特色，而且能大量擴充館藏，方便讀者利用。
6. 分類或分檔儲存
資料輸入後形成資料檔，如資料檔過於龐大，傳輸過於費時，擷取時查檢費時，因此我提供自動分類( 分十大類 )與自動分檔儲存，換句話說，當您鍵入 LIOTO10指令後按ENTER 即可分別將您的資料檔LIO 依圖書的十大分類自動分成十個檔( LIO-0至LIO-9 )存儲，如他館需要可依十大類中各類查檢所需資料取回運用；如您的資料檔筆數太多，執行某一功能不夠靈活時，可依您的需要筆數分檔( 不依分類)，例如我有一萬三千筆資料想以PE2 來處理，但PE2 僅能處理三到五千筆資料，超過即因記憶體不足而無法運作，這時您只要先預設可能執行的筆數( 如2800或3000筆 ) ，然後執行libline指令即可自動分為每一檔案為2800筆或3000筆的新檔案供運用。
(二)讀者服務方面
1. 流通作業系統
借還書是一項瑣碎而繁雜的工作，尤其是要填寫一堆文字，耽誤時間，為讀者所垢病，因此簡化手續，增加功效是我們努力的目標，而，流通工作除了借還記錄外，還需兼作逾期催還，逾期罰鍰，個人借書統計，單書被借統計，班級借書統計，這些等等如以人工處理，必需很多人力與時間，可能還做不好，如以電腦處理，僅彈指之間，隨即完成，且準確無比，但是，事前的準備工作可能要花一些時間，例如：每一本書的資料均需鍵入電腦，而且完成條碼轉換，並黏貼於每一本書上，同學的借書證資料亦需輸入，且轉換成條碼，為了這些，圖書館需備掃瞄用光筆( 或光罩 )，條碼印製機與轉換程式，倘若這些都完成，讀者借還書時，只要把光筆在書上與借書證上輕輕一畫，不需書寫任何資料，而且在數秒鐘之內即可完成，且一切統計資料皆已完成，快捷無比。
在系統內先將各類讀者的身份以英文字母或數字區別分別製成條碼於閱覽證( 或借書證)，而系統把各類讀者的借書期限與數量先行設定，只要讀者還書時系統就會自行鑑別是否逾期，應否罰鍰，該罰多少，均可在讀者還書時顯示，絲毫無誤。
為了對常利用資料同學的一種鼓勵，本系統特設計『個人借書排行榜』，可查出或列印借書最多的前若干人，以作獎勵的依據。這項功能對國小的小朋友非常重要，也提升小朋友利用的興趣，增加圖書資料的流通與小朋友進館的頻率，進而獲得實施利用圖書館的機會，同時也設計『單書被借排行榜』，藉以膫解那些資料最被歡迎，提供採訪與教學參考。
2. OPEA
過去想知某書是否有被圖書館典藏，只要查檢圖書館的公用目錄便一目膫然，但是，如果藏書上五十萬冊的圖書館，查起它的目錄可不輕鬆，說不定找目錄櫃就要花上相當的時間，密密麻麻的卡片翻起來也非易事，所以，我們為節省讀者時間，加速獲得所需資料，我們提供以分類號、ISBN、書名、著者、出版者、複合詞或任一字等方式查檢，也就是說，知分類號、ISBN、書名、著者、出版者中任一種資料都可據以查檢，若都不知，只印像中有某一字均可據以查檢( 圖十九 )，而且在數以萬計的資料中，僅僅數秒鐘即出現在您眼前螢光幕上，快速無比。從這系統中不但立即可以查檢得知本館是否已典藏是項圖書資料，同時也立即得知是否已被借出或在館，倘已被借出，亦可查出『何人借去』，『借期至何時應歸還』( 圖二十 )，若急需可『找他商借閱』或『辦預約手續』，同時還可由『語音系統』告訴您所查資料的題名、著者、出版者以及已被借出或仍在館，這樣不但可由『螢幕上看』到而且還能『用耳朵聽』到，親切新奇，更增小朋友或讀者喜歡進館的意願，雖然是開架管理，到書庫查檢一目膫然，如已被借出就不必辛苦的到書庫搜索，浪費寶貴時間，也節省許多存放目錄櫃的空間，供作其他用途，更節省排片的人力，移作讀者服務。
3 影像和語音系統的運用(新書介紹)
在小朋有的生活領域中，『會動』、『彩色』而且『有聲』的事物對他們最具吸引力，因此，如果資料中有『彩色』的『動畫』，而且能『自動發聲』，將是兒童的最愛，所以，我們克服了困難，利用V-8 攝影或掃描，將『書本的彩色封面或畫頁』輸入程式存檔，並將『書目資料』與此書『摘要』相結合，以生動的彩色畫面呈現在小朋有面前，再配以語音系統將『書目資料』與『摘要』讀出，小朋有以驚奇的眼光來接受新書通告，頗具吸引力，只是影像所佔記憶體過大，一般個人電腦( PC )的硬碟無法負荷，我們建議每次提供『新書通告』的數量不要太多，以不超過一百本為原則，第二次發出『新書通告』時即將前次的刪除，可節省記憶體的負荷，方不致因記憶體不足而無法運作。
第四節 BBS 的運用
在國內，BBS 用於圖書館創始者可能是清江國小圖書館，第二則是花蓮師院圖書館，到現在為止，除了使用『清江國小圖書作業系統』以外的各館似未見，原因是各大學圖書館熱衷於校園網路與國際網路或校際網路的開發，教育部亦先引進學術網路(Bitnet)，旋開發台灣學術網路(Tanet )。而國民中小學及高中高職圖書館的自動化尚在起步階段，各館缺乏專業人員，更缺電腦程式設計人員。
清江國小圖書作業系統之所以應用BBS 作連線網路也是一種巧思，也是在『窮則變，變則通』，迫不得已的情形之下發展出來的，因為國民小學圖書館一向未被重視，不可能有較多的經費用於購置較大型( 迷你型以上 )的電腦( 就算有人免費捐贈也無能力操作與維護，因為沒有人員的編制 )，所以，用最少的經費，最簡單的操作方法來完成圖書館自動化作業，達到各館可以連線作業，只有採用BBS 最有可能了。
雖然BBS 早在民國六十二年引進國內( 成立TUGNET即Taiwan User Group NET)，正式獨立設站則在民國七十六年(由天威視訊中心的林姓會員設立)，發展異常迅速，目前, 國內的業餘BBS網路，台北約有20餘站，中、南、桃竹苗各約有 10 站，總計 約50 站，他們大都以傳遞電腦資訊為主要用途，我們則利用其傳輸電腦資訊的優點，加以發揮，應用於圖書館作業上。
我們從文獻上看到國外將BBS 用於圖書館近幾年的事，Williams,Gene;Mitchell, Chris( 註17) 曾以BBS系統用進階方式提供青少年有關電訊資料媒體，並介紹相關軟硬體。而LARue, James (註18)在公共，站與站之連繫，接收與送出資料擋案之傳輸，以及有關各項規則。
而Montana 大學在其蒙大拿教育電訊網路(Telecommunications Network)( 註19)也以BBS 提供自幼稚園至高三之教育課程，由學生自由登記選讀其學程,假日教學中心,或是社區學院,
然而，我們並未發現他們用以『合作編目』或『合作採訪』，而是作一般學校教學之延長，我們則應用BBS 既有傳輸檔案的功能，將我們在圖書館自動化所花費的精神與時間提與各館共享，節省彼此的時間。
因此，著手設站，並設計各種相關應用程式，如自動分類儲存，自動分檔以利傳輸，擷取檔案自動接編登錄號．．．等。藉以克服各類應用上的瓶頸，例如：
1.傳輸運用電信，我們必需考慮長途電話費的支出而將檔案縮小，除現有各種壓縮程式外，我們提供分檔及分類的程式(註20)。
2.為了應用他館已分編輸入完成的書目資料，以節省自己分編與輸入的時間，我們提供擷取檔案與自動接編登錄號的程式(註21 )。以便各館自資訊站取回的書目資料檔中，將需要的部份資料( 可用的)擷取，其他的可捨去，以節省硬碟空間。
3.為了解答各館的疑難以及連繫的方便，我們在資訊站裡除開闢佈告欄外，也提供書信與討論。這樣，各國小圖書館如有任何疑難雜症都可以運用此區提出，讓大家為您解困，而各師院圖書館也可運用此區進行輔導工作。
4.為了服務各國小圖書館，我門也提供一些公益軟體，以及相關訊習，藉以提昇國小圖書館 學術研究風氣與水準，也提高使用興趣。
截至目前為止，我們發現前來取回資料檔 (分編完妥的書目資料檔 )供分編參考及將已分編完妥的書目資料傳進資訊站者居多，這是一種合作，也是一種互惠，因為您付出您投入的心力也許300 份，但是，您也許可自資訊站取回2000份，因為很多的300 份加起來就有可能超過5000份，而自5000份中也許有2000份您可用的，所以，大家樂於使用。
註 1：台北市教育局自民70年起編列專款發展國小圖書館教育其數額如下：
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┌──┬─────┬──┬─────┬──┬─────┐
│年度│金 額│年度│金 額 │年度│金 額 │
├──┼─────┼──┼─────┼──┼─────┤
│ 70 │ 838,560│ 71 │ 5,453,000│ 72 │ 4,637,000│
├──┼─────┼──┼─────┼──┼─────┤
│ 73 │10,882,800│ 74 │ 5,827,530│ 75 │ 5,247,000│
├──┼─────┼──┴─────┴──┴─────┤
│ 76 │ 4,494,060│ 七年合計 37,379,950 元 │
└──┴─────┴─────────────────┘
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註 2：包括國小、國中、高中、高職及五專各級學校如：宜蘭農專、醒吾商專、明新工專、宜蘭女高、宜蘭高中、花蓮女高、花蓮高中、花蓮高工、新竹女高、新竹高中、復興高中、中山女高、高師大附中、頭城國中、南港國小、河隄國小、泉源國小、三民國小、溪口國小、東富國小、天母國小、士林國小、福星國小、雨農國小、台南水產職校、中華佛教研究所、喬光佛教研究所、法光佛教研究所．．．等各校圖書館皆已相繼採用。
註 3：如圖 六
註 4：如圖 十二
註 5：如書名為『教育原理』，只鍵入『教』、『教育』、『教育原』、『教育原理』均可，如圖十三
註 6：如『李永吟』的『教育原理』，只鍵入著者的姓『李』、或前兩字或三個字均可，如圖 十四
註 7：如分類號為 021 只鍵入 0 或 02 或 021 均可 。
註 8：如鍵入 02 則本館所藏有關總類中之圖書館書籍即出現於螢幕供選擇，如圖十五
註 9：書名片、分類片、著者片及各室所需目錄片均可印出。
註10：列印之書標及書後卡與書後袋所用標籤圖
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┌───┬─────────────┐
│ │索書號：024.6/8856/78 ←-┼黏貼於書後卡
│ │書 名：國民中小學圖書館之│之標籤
黏書 │ 024.6│ 經營 │
貼 │ 8856 │著 者：蘇國榮著 │
於 │ 78 │登錄號：01643 │
書 -┼-→ ├─────────────┤
脊 │ │索書號：024.6/8856/78 ←-┼黏貼於書後袋
之標 │ │登錄號：01643 │之標籤
└───┴─────────────┘
圖十六 書標及書後卡與書後袋所用標籤圖
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註11：以該書之登錄號為條碼之基本編號，經由電腦輸入，透過程式經條碼機印出條碼，黏貼於書籍之書名頁或版權頁；借書證亦可以學號為條碼之基本編號，經由電腦輸入，透過程式經條碼機印出條碼，黏貼於借書證上即可。
註12：新書介紹可用分類印出，也可一日期[ 如二月十日至三月十日( 即本月新書 ) ]印出，以告知師生，如圖十七。
註13：登錄簿可依日期或編號印出，如圖十八。
註14：同註13。
註15：如某校已用清江國小圖書館作業系統，只要再備數據機乙具(Modem )與電話機線路即可連線，取得書目資料。
註16：清江國小圖書館資訊站與花師圖書館資訊站均已備妥各類圖書資料檔供使用學校連線運用。
註17：詳 Williams, Gene;Mitchell, Chri6s ，"Seting up a library BBS: a step by step guide "， Wilson-library-bulletin v61 n6 p12-15 79 Feb 1987
註18：詳 LARue, James "Sending Them a message:Electyonic Bulletin Boards " Wilson-library-bulletin v60 n10 p30-33 Jun 1986
註19：詳 "About METNET:Montana Educational Telecommunications Network [and] Chapter 622, Laws of Montana, 52nd Legislature,1991
註20：分類的程式即LIOTO10，當您已輸入一些書目資料後(不論自己輸入或擷自他館 )，您想依圖書十大類分類儲存時，即可使用它，您只要鍵入LIOTO10 之指令，電腦立即為您辦理，而且迅速異常。
註21：擷取檔案的程式即GETLIO，當您自他館連線 download 下來的書目資料檔中，不一定所有的資料都需要，因此，您運用此程式將Download的檔中，看到需要的就按←┘，全部檢視完畢，再選擇自動接編登錄號或另給新號後，按ESC鍵即告完成。
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