國民小學事務管理初探 蘇國榮
壹．前 言
在各級學校中，只有國民小學的老師可以說是『萬能』的，它之所以萬能不是得之天
賦，而是環境逼迫而來，因為，不論經費、人員、設備，甚至校地都較其他各級學校有相當
的差距。以經費來說，學生數一樣的話，大學的預算是以『億』為單位，中學則以『千萬』
為單位，小學是以『十萬』或『百萬』來計算。人員編制，大學每班教師比例是1 ：4 ，中學則1：2 ， 小學則1 ：1.42(標準是1.5，現今未達 )。設備更不用談了，大學應有盡有；中學尚可運用；小學要什麼缺什麼。校地來說，數百學生的校地有數十公頃尚嫌不足，中學有一二公頃就算不錯了，若以同樣數百人的小學，有些校地尚不足一足球場大小，試想，在這情況下，不萬能也難，因為課總要上，而且家長還一直要求所謂教學品質的提升，各種教學用品那樣能缺，那樣可以不用人來辦？所以，俗語說得好『要馬兒好，又要馬兒不吃草』，只有『窮則變，變則通』，就在這『變』的磨練之下變成『萬能』的，尤其是國小事務人員，我們應該向他致萬分的敬意。
國小的事務組長是由教師兼的，需要擔任每週至少十四到二十節( 依學校班級數多寡有別 )，行政工作則從桌上的各種表報、統計、計劃與來往有關公文書信外，校園的美化，庭院花草的剪修，牆壁屋頂破漏的檢修補漏，水溝廁所的通塞，運動器材及各種鐵木器之油漆與補修，上課器材的採購，文具紙張的供應．．．樣樣都得經手動工，甚而親自動手，沒有親身經歷的人可能無法體會個中滋味。
筆者僅以過來人的心情，將一些原則性的工作摘記下來，提供初任者參考，也祈盼先進前輩惠賜點津，以啟後進。
貳．國小事務管理的新趨勢
一.為專業單位非附屬單位
過去，因為行政積習與傳統觀念所影響，一般人對事務管理工作多不重視，甚至抱持歧視的態度，總認為事務管理工作是教務、訓導、輔導的附屬品，毋需專才管理，任何人皆可勝任，因而導致學校事務管理工作無法健全發展。
現在，由於管理科學的被重視，分工日益精專，學校事務管理已成為一種專門性的工作，必需由具備有專業知能的人來擔任，始能勝任愉快。
二.為一種「及時」、「有效」的服務配合工作
學校的事務行政工作，有如軍中的聯勤補給單位，必須及時且有效的支援前線作戰，方有輝煌的戰果呈現，所以，學校的事務行政管理也必須及時且有效的充分支援配合，才能圓滿達成教學活動的需要。
三.事務力求簡化，管理力求集中
近代學校事務的管理趨勢形成兩種新觀念，「事務」與「管理」分開，「事務」方面力求「簡化」，而「管理」方面則力求「集中」；「簡化」以省時省力，而「集中」較合經濟原則。
四.科學管理與電腦化的運用
學校人力、物力、財力有限，要做好繁瑣的事務工作，必需透過科學的管理方法與原則，尤其是龐雜的財物管理，非藉電腦管理，無法達到迅速精確的目標。
參．國小事務管理的基本原則
一.專業化 學校事務管理人員，必須接受過專業性的訓練，具備專業知識與技能。例如颱風吹斷的電線，如何能『接牢』，漏水的龍頭如何『換零件』，大牆上如何去彩繪圖形或標語，在大學都可『外包』施工，小學一來無多餘的經費雇工，校內也無編制的『技術人員』，只好『自己來』了。因此，必需先苦學或惡補，以獲各該部份的專業知識與技能，以應職務上的需要。
二.制度化 學校事務管理工作，極為繁璅，必需建立制度，使一切工作有標準可循，制度靠大家共同推行共同遵守，養成人人遵守制度的精神與習慣，才可達成制度化的目的。所有制度與標準建立後就要嚴格執行，不宜允許例外，否則無法執行，形同虛設，若制度執行徹底，則無人情負擔，工作易於執行，也速見成效。
三.科學化 就是應用科學管理的原則和方法，以處理繁雜的工作，即以最少的人力、物力、財力，於最短的時間內，達到最高的效果。
四.效率化 學校事務管理之好壞，直接影響學校行政的推展，間接影響教學效果，因此，凡事必須講求效率，以為有效的配合和支援，才能展現整體的功效。
肆．辦公處所的管理
一.學校可視班級數的多寡決定合署辦公或分室辦公。班級數多，事務也多而繁，因而分工較細，人員也較多，聚於一室可能也無法容納，因而有分署辦公之議；，班級數少的學校，事務少而簡，無工可分，人員也少，齊聚一室，感情融洽，互助合作，其樂融融。
二.學校內各辦公場所應注意安全與保密，每日下班時，各辦公場所主管或值勤人員應負責檢查所負責之辦公場所，事務管理人員應協助辦理。
三.事務管理人員應督導工友於每日下班時關閉電源爐火(廚房)與門窗，並將鑰匙送交指定處所或指定人員保管。
四.各辦公場所應注意室內清潔(如地面牆壁門窗玻璃櫥櫃桌椅或用品)，事務管理單位應依實際需要，分別規定清潔項目及時間表，督飭工友確實執行。
五.加強能源管理，厲行節約能源，以促進能源之合理與有效之運用。
六.加強各辦公場所之管理，改善教師工作環境，以提高士氣與服務績效。
伍．財產管理
一.學校財產管理係指依據行政院主計處所頒事務管理規則，將學校財物予以登記、增置、經管、養護、減損等各項之處理。以防止遺失盜竊侵佔損壞及浪費，並透過健全標準化的統一管理制度，期學校之財產獲得妥善之保管，發揮其最大效用。
二.學校財產管理的原則：
1. 科學化 運用科學管理的系統與方法，辦理登記、增置、經管、養護、減損等各項手 續，把握時效，做到登記隨時、經管時時、養護定時、減損合時、檢核與報告及時。
2. 制度化 遵守法令，制訂制度，確立程序，設置標準，使管理工作步上正軌，以達制度化之目的。
3. 經濟化 舉凡財物之購置、修繕、養護，經費之支出，務使合於經濟原則。
4. 常用化 不浪費，不閒置，積極的經管與養護，非消極的管制，只要用之得當，雖多亦不吝惜，即 國父所說之「物盡其用」。
5. 集中化 學校財產依照規定應由總務處集中管理，但得視其性質由各業務單位及使用人分別管理保管使用。
三. 學校財產管理作業之程序
1.登 記：學校各種財物都應據行政院主計處所頒事務管理規則依其種類分類型式數量一一給予編號，然後製成財產編號目錄，且在辦理登記之時，須備各種登記憑證,如財產增加單、財產移動單、財產保養單、財產減損單等，以作財產卡登記之依據，而財產登記應採卡片制，且一物一卡，財產卡依其功用之不同分成甲式、乙式、丙式、丁式、戊式、己式等六種，對於不動產應先取得(1)土地所有權狀(2)建築物所有權狀，每月二十五日以前將財產增減表依動產、不動產分別向財政單位呈報。
2.增 置：增置的方式有購置、營造、撥入、孳生和其他。購置與營造應依據預算，由經管或使用部門填具申購單，簽請購置或營造。其價值在一定金額以上者，應依據行政院所頒「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理招標或比價手續。如為其他機關撥入或因接收捐贈所得，應填明其價格，若無法查考則會同有關單位估列之。購置完成或營繕工程完工時，應檢據發票合約圖說規格樣品及相關文件，會同使用單位及會計人員驗收，然後送會計單位結算。
3.經 管：財產取得後，應由經管部門妥慎保管，並依分類編號黏貼或釘製標籤，貴重者應集中保管，必要時得設倉庫保存，暫不使用者另行存儲。分配受領保管使用者應辦財產責任簽認手續，離職或職務調整時，應將所分配受領保管使用之財物照單點交，如有損毀或遺失者，應負賠償之責，若手續不清應不發給「離職證明」；學校財產應每年盤點一次，如有盤盈或盤虧，應即查明原因，並依規定補為財產增減之登記。各處室領用之財產，應指定教師職員或工友妥為保管，主任應負堅督之責。
4.養 護：財產經管與使用單位應經常注意財產之養護與檢查，並作保養記錄，保養狀況之檢查可分定期檢查(半年一次)與不定期檢查(三個月內至少一次)和緊急檢查(重大災害發生時)三種，發覺毀損立即維修。財產經管與使用單位應對於可能發生之災害，事先妥為防範，亦得預為投保，以維校產之安全。
教具檢查修護登記簿
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│檢查日期│
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│校具名稱│
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│檢查結果│
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│修護日期│
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│修護者 │
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│簽證者 │
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│ 備 註 │
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圖 一
5.減 損：財產減損的方式有變賣、報廢、損失與撥出四種。
(1)變賣 財產不為本校所需要或特殊原因而需出售者，得予變賣。如其價值超過稽察限額者，應依「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理。
(2)報廢 財產超過使用年限，且已失原有效能者，經奉准後應報廢，經報廢之財產得以變賣、利用、轉撥及銷毀。財產之報廢應填具財產損壞報廢單，其價值超未過稽察限額者，由各校自行核實處理，報教育局轉審計機關備查，其價值超過稽察限額者，由各校報教育局轉審計機關審核。
a 變賣 報廢品雖無使用價值，但尚有殘餘價值者可予以變賣，變賣應呈校長核定。
b 利用 報廢品雖無使用價值，但可轉作其他用途時，得予以善加利用，如報廢之機器或工具，可移作學生觀察之教具使用，或美勞之材料。
c 轉撥 報廢品本校雖無使用價值，但其他單位可轉作其他用途時，可轉撥其他單位使用。
d 銷毀 已報廢又無法再利用亦不能變賣之財產，應予銷毀，經銷毀之財產應於核准之廢品單備註欄註明銷毀日期及加蓋銷毀人與監毀人印章，以備查考。
(3)損失 財產如因災害、竊盜或其他意外事故等不可抗力而致損毀或遺失者，應檢附當地政府機關證明文件，報教育局轉審計機關審核。
(4)撥出 財產經事先呈報奉准後，得移撥其他機關使用。
財政單位為期財產之安全，定期派員前往學校檢查，其檢查重點為：
(1)財產是否按時登記。
(2)財產是否正常使用，與會計帳是否相符。
(3)財產增減表是否按時填報。
(4)財產購置營造是否依規定辦理。
(5)有無盤點與記錄。
(6)是否依規定辦理報廢。
(7)學校財物是否妥為維護保養。
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│其││孳││撥│ │營│ │購│
│他││生││入│ │造│ │置│
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│ 增 1 置 │
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│ 登 2 記 │
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│列│ │建││憑 登│ │編│
│管│ │卡││證 記│ │號│
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│ 經 3 管 ││財│
└──────┬──────┘│產│
┌──┬──┬─┴─┬───┐ │增│
┌┴┐┌┴┐┌┴─┐┌┴┐ ┌┴┐│加│
│列││交││借收││使│ │保││報│
│管││接││用益││用│ │管││告│
└┬┘└┬┘└─┬┘└┬┘ └┬┘│表│
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│ 養 4 護 │
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│賠獎│ │保防│ │檢保│
│償懲│ │險護│ │查養│
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┌──────┴──────┐
│ 減 5 損 │
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│贈││撥││損│ │報│ │變│
│與││出││失│ │廢│ │賣│
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┌──────┴──────┐
│ 報 6 告 │
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│ 財 產 減 損 報 告 表 │
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圖 二 學校財產管理作業程序表
四. 學校消耗品管理作業之程序
消耗品管理包括採購收發保管登記報核與廢品處理
1.採購 事務人員應將歷年使用情形，核算數量與種類，於學期開始前二週完成採購，採購應填具申購單，依法定程序辦理。
2.保管 消耗品之保管以集中處理為原則，儲存處所應力求安全，以防腐蝕、蟲害、竊盜、災害，如有易燃或爆炸性之物品，應分別隔離存放。各類存放之物品，應分別依分類編號，並黏貼標記。為期數量之控制，應備消耗品領用登記表(簿)(註 )，供領用者登記之用。
3.分發與領用 共同且必需之消耗品，於每學期開學時，由事務人員依實際需要種類與數量分發教師員工使用，個別需要或用罄須補充時，則自行向保管單位領用，並確實登記於消耗品領用登記表(簿)，供查核之需。
6.廢品處理 一般消耗品一經分發或領用即作消耗之登記，不需再行報廢，若因儲存過久，導致變質或蟲鼠害，因而失去原有效能無法使用時，應填具物品報廢單，連同廢品報廢，並於物品帳內註銷。
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│日 期│ │ │ │ │ │領 用 人│
├─┬─┬─┤ 品 名 │規格 │單 位│數 量│用 途│簽 名 或│
│年│月│日│ │ │ │ │ │ 蓋 章 │
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│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
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圖 三 消耗登記表
陸．安全管理
一.安全管理在學校來說，主要的是對學校學生與教職員工的危害，以及破壞學校設施事件的預防，空襲、火災、風災、竊盜、蟲害等防護而言。
二.上列各項災害之防範，應分別訂定預防與應變措施。
三.對於電器鍋爐等設備，除應定期保養外，應責水電人員加強管理，經常維修，防止意外災害發生，保障師生安全。
四.對於自然科實驗之化學藥品易燃物等，應責成設備組與任課教師加強管理與審慎使用，實驗課時，任課教師尤應再三叮嚀注意事項，以防危險的發生。
五.對於學校的門窗電動鐵捲門運動遊樂器材等應定時檢查維修 ，以策安全。
六.已設游泳池的學校，對游泳課的安排，游泳池開放時間的訂定，均應特別注意，嚴格要求，以防意外發生。
門禁管理辦法
一. 目的：維護校園安寧，防範竊盜發生，避免災害損失，保障師生安全。
二.實施辦法：
(一)設置傳達室
1.設守衛人員，由校警或工友擔任
2.負責校門之關啟，人員車輛之進出管制
3.訪客之登記與引導
4.上課時間嚴禁閒雜人等進入
5.緊急事項之連繫
柒．宿舍的管理
一.宿舍可區分為校長宿舍單身宿舍與職務宿舍三種
二.宿舍之借用，以借用人任職於各該校期間為限，並依規定申請簽訂借用契約，且送法院公證。
三.宿舍借用人調職離職或退休時，應於三個月內遷出，受撤職免職處分者，應於一個月內遷出，逾期不遷出者，應依約辦理，其為現職者，並應議處。
四.宿舍借用人不得將宿舍出(分)租、轉借、調換、轉讓、增建、改建、經營商業或作其他用途。
五.宿舍借用人不交還房屋時，應逕受強制執行。
捌．工友的管理
一.工友的管理指對工友之人事與工作管理而言
二.工友管理事項由事務單位主辦，有關編制及員額應會同人事會計單位，有關服務考核獎懲得會同其服務擔位辦理。
三.工友之雇用應採公開甄選或登記評選方式辦理，其任用條件得視工作項目予以條列，但，初任者以年滿十六歲以上，五十歲以下，且國小畢業以上程度，思想純正，身心健康，品行端正，無不良記錄及嗜好，足以勝任指派之工作者為限。
四.對於在職工友，應經常給予在職教育，並給予關懷。
五.工友之退職，分「志願申請退職」與「命令退職」兩種：
1. 志願申請退職
(1)在本機關服務滿五年以上，且年滿五十五歲或經依法改任政府機關編制內職員者。
(2)在本機關服務滿二十五年以上者。
2.命令退職
(1)年滿六十歲者(特殊情形經報上級機關核准者，最高得延至六十五歲)。
(2)因身體殘廢或心神喪失致無法工作者。
六.應退職而拒不辦退職手續者，應由服務機關逕行辦理，並自退職生效日起停支所有薪津。
七.有效的管理工友，應注意下列各點：
1. 組織結構的特色：組成、導向(達成目的)，不同的分工，合理的協調、生存。
2. 正式與非正式組織之適度運用，一個團體中常有一些正式與非正式組織。透過正式組織的運作，可以達成預期目標；而利用非正式組織的力量，則可補正式組織之不足。
3. 有效的組織必能解決或調和基本的困擾問題：
┌────┐
│人員滿足│ ┌────┐
└──┬─┘ │員工對組│
┌───┐ ┌─┴──┐ │織的要求│
│變 遷├─┤ 組 織 ├─┴────┘
└───┘ │的 衝 突│ ┌───┐
┌────┬─┤ 問 題 ├─┤穩 定│
│組織對員│ └─┬──┘ └───┘
│工的要求│ │
└────┘┌──┴─┐
│工作要求│
└────┘
圖 四 角色衝突圖
一個人的角色常有許多衝突，而整個組織得的衝突問題便是核心，首先組織對員工的要求與工作要求，其次是穩定的需求，凡員工的家庭生活或情感生活是否穩定，都會影響員工的工作態度，員工對組織的要求與期望在組織裡獲得益處及和諧的工作環境與人際關係。人員的滿足，在組織中受到認同，工作能力受到肯定與鼓勵，也是每個人在工作中最基本的需求之一。適時的改變工作場所或工作內容，得到升遷，可以提升工作效能，這就是變遷所得之影響。
玖．零用金管理
零用金之設置是為了學校行政運作上的方便而定的彈性作法，使學校行政與教學之配合且不違背法令，方不致使學校事務工作僵化。
何謂『零用金』，顧名思義是一筆為了臨時或緊急事故發生或購置小額之物品而支付所需之現金，通常各校均以定額如伍千或壹萬、兩萬交付事務人員保管，每月或一定時間將已支付之金額以單據報銷完妥後再由出納組撥捕，而於每年六月三十日總結，餘款全數歸還出納組，供結算之需。
有關零用金管理之各項規定如下：
一.依據行政院72.04.29修正頒布之事務管理規則第65條規定辦理。.
二.金額：學校經常費的四分之一，最高不超過十萬元。
支領：由事務人員(組長)每月向出納支領，並憑單據依法定程序核銷。
三.用途：以符合預算所列事務性零星支出為限，不得作預算外之墊付或借支。
四.每一筆支出最高以新台幣二千元為限，情形特殊，經校長核准亦不得超過三千元。
五.撥補以每月一次為原則，如遇週轉困難時，得按實際情形辦理，但仍以支付達二分之一以上彙總撥補，不逐筆撥補。，
參考文獻
書籍
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吳清山 學校行政 台北市 心理出版社 民80
吳挽瀾，行政組織與管理 台北市，文景，民65
蔡保田總校訂 學校行政 高雄市 復文 民77
謝文全 教育行政 台北市 文景 民75修訂二版
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江文雄 寬籌國民教育經費之研究 台北師專學報 6 66.04 p47-73
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